Инструкция По Работе В Директуме
1 СЭД «DIRECTUM» Инструкция пользователя по работе с ПРИКАЗАМИ по основной деятельности (подробная) 2 1 1. Общие положения 1.1. Создание проекта приказа и задачи на согласование 3.1. Инициатор создает проект приказа с видом электронного документа «Приказ по основной деятельности», выбирает шаблон приказа организации.
СЭД «DIRECTUM». ОБЩАЯ инструкция пользователя по работе в системе (подробная). Содержание Содержание.0 1. Термины и определения.2 2. Нормативные ссылки.2 3. Описание системы.3.. Руководство пользователя СЭД «DIRECTUM» (далее руководство пользователя). Для обращения к Руководству пользователя необходимо нажать на клавиатуре кнопку или соответствующий пункт в меню «Справка» программы СЭД «DIRECTUM». Инструкция по работе директум. Добавлено: 17:04. «Инструкция по работе директум» в картинках. Cистема электронного документооборота DIRECTUM BEL. Мониторинг государственных информационных систем. Система электронного документооборота Галактика ЕСМ. Cистема электронного документооборота DIRECTUM BEL. Работа с проектами документов. Регистрация проекта документа: а). Из регистрационной карточки отписанного документа б). Регистрация проекта инициативного документа. Регистрационная карточка проекта.
Поля документа и Дата документа в карточке электронного документа необходимо оставить пустыми: Для электронного документа исполнитель осуществляет настройку прав доступа. Порядок настройки прав доступа к документам описан в разделе «Управление электронными документамиработа с электронными документами Настройка прав доступа к документам» Руководства пользователя. Для того чтобы настроить права доступа к документу, сделайте следующее: Выделите документ в проводнике системы и выберите пункт меню Файл/Настроить права доступа.
Окно «Настройка прав доступа к электронному документу»: В левой части окна расположено дерево «Пользователи». В этом дереве находятся все пользователи системы DIRECTUM.
Инструкция по работе с сертификатами пользователей в системе DIRECTUM. Регистрация сертификатов в системе DIRECTUM. Для получения возможности подписывать документы в системе DIRECTUM необходимо зарегистрировать в этой системе сертификаты, установленные на компьютерах пользователей.. Модули расширения, которые могут использоваться при шифровании и подписании объектов системы DIRECTUM. Возможные значения: Bicrypt signing - подписание с использованием Бикрипт, Capicom Encryption - шифрование и подписание с использованием CAPICOM, CryptoPro Encryption - шифрование и подписание с использованием КриптоПро. Работа в системе DIRECTUM начинается со входа в систему. После входа открывается проводник системы. Проводник системы является основным рабочим окном системы DIRECTUM. Из проводника системы пользователи получают доступ к объектам системы и выполняют различные действия.. Работа с заданиями СЭД Директум. Все «входящие задания» автоматически помещаются в папку «Входящие». Внутри данной папки могут быть настроены вложенные папки, в которые входящие задания могут быть отсортированы по определенным признакам см. Рис.: Задания вида «Ознакомление с док.
Пользователи объединены в группы. На верхнем уровне всегда присутствует группа «Все пользователи (ВСЕ)». В этой группе находятся все зарегистрированные пользователи системы DIRECTUM. Остальные группы настраивает администратор системы.
В правой части окна расположена таблица «Права доступа». В этой таблице находятся те пользователи и группы пользователей, для которых настроены права доступа. Измените состав пользователей и групп в таблице «Права доступа». Для этого используйте кнопки, и 3. Укажите тип прав в поле.Тип прав. Нажмите на кнопку ОК. В результате будут изменены права доступа к документу.
Изменения вступят в силу при следующем обращении к документу. Инициатор отправляет документ вложением в задачу с использованием типового маршрута «Согласование приказов по основной деятельности». Порядок создания задачи по типовому маршруту описан в разделе «Управление деловыми процессамисоздание задачи Порядок создания задачи по типовому маршруту» Руководства пользователя.
Порядок создания задачи по типовому маршруту во многом зависит от типового маршрута. Типовые маршруты настраивает администратор системы. В этом разделе описан общий порядок создания задач по типовому маршруту. Для того чтобы создать задачу по типовому маршруту, сделайте следующее: 1. В проводнике системы перейдите в папку, в которую надо поместить ссылку на новую задачу. Выберите пункт меню Файл/Создать/Создать задачу.
Откроется карточка задачи. Выберите пункт меню Правка/Типовой маршрут. Откроется список типовых маршрутов: 3 4. Выберите типовой маршрут. При необходимости заполните параметры типового маршрута. Произойдет автоматическое заполнение маршрута и всех или некоторых свойств задачи.
Откроется карточка задачи. Выберите пункт меню Файл/Старт. В результате будет создана новая задача по типовому маршруту.
Ссылка на задачу будет помещена в папку «Исходящие». При выборе данного маршрута открывается окно «Параметры маршрута», в котором необходимо указать следующие параметры: 1.
Приказ по основной деятельности документ (приказ), который будет отправлен на согласование; 2. Руководитель подразделения указать руководителя подразделения, инициирующего документ, по умолчанию - руководитель инициатора; не заполняется, если задачу формирует сам руководитель подразделения; 3.
Список согласующих сотрудников указываются специалисты, деятельность которых затрагивается документом; необязательно для заполнения; 4. Подписывающий указывается руководитель, который ставит подпись на бумажном документе; по умолчанию первый руководитель; 5. Список рассылки указываются сотрудники, которым необходимо отправить документ для ознакомления после его подписания; необязательно для заполнения. 5 Перед стартом задачи, инициатор подписывает документ ЭЦП. Порядок подписания документа ЭЦП описан в разделе «Управление электронными документамиработа с электронными документамиподписание документа ЭЦППорядок подписания документа ЭЦП» Руководства пользователя. 4 Подписать документ ЭЦП, значит, поставить ЭЦП на одну из версий документа. Для того чтобы поставить ЭЦП на версию документа, сделайте следующее: 1.
Выделите документ в проводнике системы и выберите пункт меню Действия/Подписать. Откроется окно «Подписать электронный документ»: 2.
Заполните следующие поля:.Версия версия документа, на которую надо поставить ЭЦП;.Сертификат сертификат, который следует использовать для формирования подписи; Шаблон примечания название автотекста, используемого в примечании к электронной цифровой подписи. Настройка автотекстов для примечаний к ЭЦП выполняется аналогично настройке автотекстов в текстах задач и заданий, подробнее см.
Раздел «Настройка и использование автотекстов»; Примечание примечание к подписи, например, «Согласен» или «Ознакомлен». При использовании автотекстов поле заполняется автоматически; Утверждающая подпись признак подписания документа утверждающей ЭЦП. Флажок доступен для изменения, только если пользователь имеет право ставить утверждающую подпись; От лица замещаемого пользователя признак подписания документа электронной цифровой подписью от лица замещаемого пользователя.
Флажок доступен для изменения, если для текущего пользователя настроено замещение;.Пользователь пользователь, от лица которого подписывается документ. Выбирается из справочника Пользователи. Поле доступно для редактирования, если установлен флажок От лица замещаемого пользователя; 3. Нажмите на кнопку ОК. В результате версия документа будет подписана текущим пользователем. После этого ни один пользователь, в том числе и автор подписи, не смогут изменить текст подписанной версии. Согласование и визирование приказа 4.1.
Руководитель подразделения получает задание на согласование и визирование проекта документа и выполняет следующие действия. 6 5 - в случае если у руководителя подразделения нет замечаний по документу, то он подписывает документ ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано», после чего рецензенты получат задания (см. 4.2); - в случае если у руководителя подразделения есть замечания по документу, то он не подписывает документ ЭЦП, вставляет замечание в текст задания, выполняет задание с результатом «На доработку», после чего инициатор получит задание на устранение замечаний (см. 4.3) Согласующие сотрудники получают входящие задание на согласование и визирование проекта документа (параллельно) и выполняет следующие действия: - в случае если у согласующего сотрудника нет замечаний по документу, то он подписывает документ ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано». Документ пройдет этап согласования только после выполнения заданий всеми рецензентами с результатом «Согласовано».
в случае если у согласующего сотрудника есть замечания по документу, то он не подписывает документ ЭЦП, вставляет замечание в текст задания, выполняет задание с результатом «На доработку». Если хотя бы один из согласующих сотрудников выполнит задание с результатом «На доработку», то после того, как все рецензенты просмотрят документ и оформят замечания по нему, инициатор получит задание на устранение замечаний (см. Доработка приказа 5.1.
При наличии замечаний по документу у руководителя подразделения или согласующих сотрудников, инициатор получает задание на доработку документа и выполняет следующие действия: - в случае принятия инициатором на основе полученных замечаний решения о корректировке документа, он вносит в него изменения (при необходимости создав новую версию документа) и выполняет задание с результатом «Отправить на повторное согласование». Запустится новый цикл работ по тому же маршруту с теми же согласующими (см. 4.1); - в случае принятия инициатором решения нецелесообразности дальнейшей работы над документом, он выполняет задание с результатом «Прекратить работы по документу». После выполнения задания работа по маршруту прекратится. Подписание приказа 6.1.
8 7 Выберите нужный вид. Откроется карточка новой РКК: Часть полей заполнены значениями одноименных полей из карточки электронного документа. Например, поля документа, Дата документа, Содержание и т.п.
Другие поля заполнены значениями по умолчанию, в соответствии с настройками. Например, поля Подразделение рег., Журнал и т.п. О том, как установить настройки по умолчанию подробнее см. В разделе «Задание личных настроек для РКК». Заполните и сохраните карточку РКК. В результате документ будет зарегистрирован в модуле «Канцелярия». В справочнике РКК появится новая запись.
Порядок создания РКК из карточки электронного документа представлен в разделе «КанцелярияРабота с РККСоздание РККСоздание РКК из карточки электронного документа» Руководства пользователя Сохранение РКК Сохранение РКК выполняется при нажатии кнопки Сохранить карточки РКК. При сохранении РКК в полях Рег. Номер и Дата регистрации автоматически заносится очередной регистрационный номер и дата документа соответственно. Значение полей Рег. Номер и Дата регистрации указывается на бумажном экземпляре приказа.
Контроль местонахождения документа 8.1. При осуществлении выдачи/возврата бумажного оригинала документа делопроизводитель в Карточке РКК на закладке «Местонахождение» вносит информацию об изменении текущего местоположения оригинала документа. Описание реквизитов и порядок заполнения закладки «Местонахождение» приведен в разделе «КанцелярияРабота с РКК Местонахождение бумажных документов» Руководства пользователя.
Для того чтобы заполнить закладку «Местонахождение», сделайте следующее: Откройте РКК и перейдите на закладку «Местонахождение». 9 8 Поля Рег.
Номер и Дата регистрации автоматически заполняются из соответствующих полей закладки «Регистрация». Область «Архивные реквизиты» заполняется автоматически на основе данных закладки «Архивные реквизиты», подробнее см.
В разделе «Архивные реквизиты дел». Заполните нужные поля и сохраните карточку РКК. В результате в режиме списка в поле Местонахождение можно будет просмотреть список работников, у которых находится документ.
Если у РКК есть невыполненные поручения и не указано местонахождение документа, то при сохранении РКК появится сообщение: Нажмите на кнопку Да чтобы продолжить сохранение. Создание, отправка и контроль исполнения поручений по документу 9.1. Работу по созданию, отправке и контролю сроков исполнения поручений осуществляет делопроизводитель.
Работы по созданию и отправке поручений по документу делопроизводитель осуществляет в следующем порядке: Создание проектов Поручений по РКК Для просмотра списка созданных поручений по документу и добавления новых необходимо в карточке РКК нажать на кнопку Поручения. В системе предусмотрен дополнительный вариант создания поручений на основании типового поручения (Шаблона), в этом случае для создания поручения необходимо нажать кнопку Из шаблона. Последовательность действий по созданию приведено в разделе «КанцелярияРабота с поручениями по РКК Создание поручений» Руководства пользователя. 10 Заполнение реквизитов карточки Поручения по РКК Описание реквизитов карточки Поручения приведено в пункте «Свойства поручений» раздела «КанцелярияРабота с поручениями по РКК Создание поручений» Руководства пользователя. Карточка поручения содержит следующие реквизиты: Реквизит Описание 1.Тип поручения Тип поручения в соответствии с иерархией работ, проводимых по документу. 2. Порядковый номер поручения.
3 Дата поручения Дата поручения. Может заполняться по умолчанию текущей датой или датой предыдущего поручения, в соответствии с установленными в РКК настройками. 4 Автор Автор выданного поручения. Дата Плановая дата исполнения поручения. 6.Текст Текст поручения. Используется при создании задач по поручению. 7.На контроле Признак необходимости постановки поручения на контроль.
8 Особый контроль Признак необходимости постановки поручения на особый контроль. Дата Фактическая дата исполнения поручения. 10 Контролер Сотрудник, ответственный за контроль исполнения поручения.
12 Основание для снятия с Основание, при котором поручение будет считаться выполненным. Контроля 13 Главное поручение Главное поручение по отношению к текущему. Поле доступно для заполнения, если тип поручения «Подчиненная резолюция».
9 Область Исполнители содержит данные об исполнителях по поручению. Область включает следующие реквизиты: Реквизит Описание 1. Порядковый номер исполнителя. 2.Ответственный Признак того, что исполнитель является ответственным исполнителем по поручению. Признак «Да» может быть установлен только у одного из исполнителей. 3.Подразделение Структурное подразделение исполнителя. Это поле заполняется автоматически после указания сотрудника в поле Исполнитель.
4 Исполнитель Сотрудник, ответственный за исполнение поручения. 5 Автоматизирован Признак, указывающий, автоматизирован или нет исполнитель по поручению. Поле заполняется автоматически от значения указанного в поле Исполнитель. Дата Дата фактического выполнения поручения исполнителем. Поле заполняется вручную делопроизводителем либо автоматически в ходе прохождения типового маршрута. 7 Отчет Отчет исполнителя о проделанной работе.
Поле заполняется автоматически после выполнения каждым исполнителем своего задания или, если исполнитель не автоматизирован, вручную делопроизводителем. Область Отчет о выполнении содержит данные для выполнения сценария Агент рассылки запросов о состоянии исполнения поручений по РКК. Область включает следующие реквизиты: 11 Реквизит Описание 1 Запрос за (дней) Срок, за который до плановой даты исполнения автоматически рассылаются задания исполнителю по текущему типовому поручению.
2 Запрос каждые (дней) Периодичность, с которой автоматически рассылаются задания исполнителю по текущему типовому поручению. 3 Дата последнего Дата последнего запроса отчета по исполнению поручения. Заполняется вручную делопроизводителем или контролером. В поле Контролер карточки Поручения делопроизводитель указывает специалиста, который будет осуществлять приемку работ от исполнителей, как правило контролером является сам делопроизводитель регистрирующий поручение. В табличную часть Исполнители вносятся все исполнителей по данному поручению списком. Для выделения основного исполнителя - в Колонке Ответственный соответствующей строки табличной части Исполнители необходимо установить значение «Да» Сохранение и печать проекта поручения по РКК Сохранение и печать поручения выполняется при нажатии соответствующей кнопки карточки Поручения по РКК Отправка поручений исполнителям Перед отправкой поручений исполнителям делопроизводитель в случае необходимости осуществляет в корректировку реквизитов карточки поручения в описанном выше порядке.
Оправка поручения не автоматизированным исполнителям осуществляется в бумажном виде (печать карточки поручения по РКК). Оправка поручения автоматизированным исполнителям осуществляется при нажатии кнопки Задача в карточке Поручения по РКК. В открывшемся окне осуществляется выбор необходимого типового маршрута, в соответствии с которым будет сформирована Задача и откроется ее карточка.
Порядок отправки поручений исполнителям приведен в разделе «КанцелярияРабота с поручениями по РКК Отправка поручений исполнителям» Руководства пользователя Старт задачи Делопроизводитель по кнопке Старт стартует задачу Контроль исполнения поручений по РКК как правило осуществляет делопроизводитель. 13 Создание поручения в ходе типового маршрута доступно из задания «Исполнение поручения по РКК рег. Для того чтобы создать поручение исполнителю в рамках типового маршрута, сделайте следующее: Выполните задание с результатом «На исполнение».
Откроется окно запроса. Параметров: 12 Если требуется итоговый отчет исполнителя по проделанной работе, то укажите значение «Да». В этом случае после того, как сотрудник, которому адресовано новое поручение, выполнит свое задание, вам придет задание на подготовку отчета.
Иначе укажите значение «Нет». Нажмите на кнопку ОК. Откроется карточка нового поручения.
Поля.Тип поручения, Главное поручение заполнены значениями по умолчанию. О том, как установить настройки значений полей по умолчанию см. В разделе «Карточка поручения». Поля Дата поручения, План.
Дата, Контролер заполнены значениями одноименных полей из карточки главного поручения. Главное поручение это поручение, автоматически указанное в поле Главное поручение открытой карточки поручения. Заполните, сохраните и закройте карточку. В результате будут созданы новые задания исполнителям, указанным в карточке поручения.
Текущее задание перейдет в состояние «Выполнено». Порядок создания подчиненного поручения приведен соответственно в пункте «Создание поручения в справочнике «Поручения по РКК» и пункте «Создание поручения в рамках типового маршрута» раздела «КанцелярияРабота поручениями по РККСоздание поручений» Руководства пользователя.
DIRECTUM Тип, Разработчик DIRECTUM, Ижевск Последняя версия 5.5 ( г.) Сайт DIRECTUM — и управления, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система DIRECTUM относится к классу ( Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Содержание. Состав системы DIRECTUM.
Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты, таблицы, рисунки, и пр.); поддержка версий документов и; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. Управление деловыми процессами.
Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла ; выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов. Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.). Управление совещаниями. Подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; исполнения решений совещания. Канцелярия.
Регистрация бумажных в соответствии с требованиями; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с с другими организациями. Управление взаимодействием с клиентами.
Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и воздействий.). Компоненты Возможности системы DIRECTUM могут быть расширены следующими компонентами:. Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами. Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объёма данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам. Сервер веб-доступа.
Работа с электронными документами, задачами, заданиям через. Расширения. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе.
Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных. DIRECTUM OverDoc.
Просмотр, редактирование и подписание документов вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно. Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии. Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services).
Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.). Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации. Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Интеграция с: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в, генерация документов и доступ к ним. Преимущества В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов.
Система сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы. Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах. Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объёма для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов. Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами. Расширенная реализация механизма для перехода на, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты. Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу, и других в DIRECTUM.
Наличие отработанной технологии внедрения в различных организациях и библиотеки готовых решений. Наличие крупных проектов внедрения федерального и международного уровня. Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов. Наличие трех способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент, через веб-клиент (с помощью ) и через. Возможность организации обмена электронными документами с между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще. Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу десятков тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов. Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать её с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления. Недостатки. Зависимость от платформ. Использование собственного (проприетарного) языка программирования ISBL. Источники.